Qualité des données électroniques collectées

La technologie digital pen & paper : solution d'edc pour la capture des données cliniques

La meilleure qualité de données

• La saisie des données dans un cadre sécurisant (papier et stylo) et sécurisé, améliore la rigueur de remplissage et la qualité des données recueillies. Les utilisateurs ne sont pas perturbés dans leurs habitudes quotidiennes de travail et sont confiants dans la solution de collecte des informations.
• Une étude de l’AP-HP en 2007, menée par le professeur Philippe Ravaud (Département d'Epidémiologie, de Biostatistiques et de Recherche Clinique de l’INSERM), portant sur la qualité des données saisies dans le cadre d’une étude clinique démontre que l’utilisation du papier et du stylo reste la meilleure méthode pour saisir l’information.

Une traçabilité électronique complète

Grâce à la trame unique allouée à chaque formulaire, au numéro d’identification unique du stylo et à sa fonction d’horodatage, une traçabilité complète des acteurs et des actions est assurée. La solution Kayentis permet de mettre en œuvre une véritable notarisation des processus :

• Le suivi du traitement des formulaires par utilisateur et par date offre la faculté de conserver une trace précise des personnes ayant rempli un formulaire donné, ainsi que du moment précis où les formulaires sont traités ou mis à jour.
• La traçabilité détaillée permet de maintenir la responsabilité, ainsi que la précision des données historiques. Elle facilite la réalisation de contrôles et de vérifications dès la saisie des informations.
• Elle permet en outre une conservation de la source papier comme valeur probante tout en instituant un archivage électronique immédiat des formulaires et documents.

Sans révolution ni formation pour les utilisateurs

La mise en œuvre de la solution Kayentis ne bouleverse pas les habitudes des individus et s’adapte à tous les processus et modes d’organisation.

Les dispositifs de capture (stylos numériques et papier) ne nécessitent que peu de formation. Au sein d’Eurocopter, il a suffi d’une heure pour que les utilisateurs puissent prendre en main la solution.

Pour un ROI immédiatement perceptible

Au-delà des bénéfices immédiatement perceptibles pour une organisation utilisant la solution Kayentis, en particulier lorsqu’elle est soumise à de fortes exigences en terme de compliance, la calcul d’un ROI de la solution est facile dès lors qu’on prend en compte deux aspects factuels liés à son utilisation :

• L’absence de re-saisie informatique ou de scan des formulaires papier par des opérateurs. Leur rôle consiste juste à valider des données fournies par le système sur lesquelles un doute persiste
• La réduction de l’aspect formation des utilisateurs à sa plus simple expression. Grâce à l’utilisation de la solution Kayentis, il arrive même que dans le cas d’essais cliniques, les patients eux-mêmes remplissent les cahiers cliniques (étude menée par Pierre Fabre sur la Rhinite en mars 2007)
• L’optimisation des coûts liés à l’utilisation de formulaires papier : possibilité d’impression des documents à la demande, de faire évoluer les formulaires de manière dynamique.
• Un déploiement facile et rapide de la solution sur des lieux multiples

Les économies de main d’œuvre réalisées sont donc parfaitement quantifiables et justifient, à elles seules, l’utilisation de la solution.